保安应用文的格式相对而言是固定的，但不同内容、不同类别的保安应用文,其格式也有所不同。正确地把握保安应用文的格式，是保安员写好保安应用文的基础条件。

保安应用文是在保安员工作实践中逐步形成的,种类较多。根据初级、中级保安员工作的实际需要，这里介绍几种常用保安应用文的格式和写作方法。

礼仪应用文

礼仪应用文是应用于礼仪的文书，如贺信、贺电、唁电、致敬电、慰问信、感谢信、请柬等。礼仪应用文的写作，要求切合身份，情词恳切,畅达简练。下面介绍几种礼仪应用文的写作。

01、表扬信

表扬信是为了表彰单位、集体、个人的先进思想或先进事迹所写的一种专用书信。表扬信可以写给有关人员的领导或所属单位，也可以写给其本人。一般情况下,表扬信都可以公开宣读或张贴以教育广大群众。

表扬信的内容，一般由标题、开头、正文、结尾、署名及日期等部分组成。

标题，在纸张上方正中写上”表扬信”三字即可。

开头，另起一行，顶格写被表扬单位名称或个人姓名(名字后面加“同志”“先生”等字样,并加冒号)。

正文,另起一行，空两格写被表扬者的先进事迹及其意义影响。在此基础上,适当议论，热情赞扬。正文的主体部分，要写实事，说真话，少讲空道理，不要浮夸。

结尾，主要写保安员对被表扬者的祝愿、致敬、感谢的话语。

署名及日期，结尾的下方，空两行，靠右边写表扬者(单位名称或个人姓名)。另起一行，在署名的下边写上年、月、日。

02、感谢信

感谢信是为了感谢对方的帮助、关心、支持而写的一种文书。拟写感谢信，应当满怀感激之情，把感谢的原因与对方的好思想好作风概括地写出来,然后再表达谢意。感谢信既有感谢的意思，又有表扬的意思，所以，有的直接写给对方个人或单位，也可以张贴或送到报社、电台刊用。

感谢信的内容,一般包括标题、开头、正文、结尾、署名及日期等部分。

标题,在纸张的上方正中，写上“感谢信”三字即可。

开头，另起一行，顶格写被感谢的单位名称或个人姓名及称呼，后面加冒号。

正文，叙述对方的先进思想、先进事迹好品德、好作风，热情赞扬对方的可贵精神以及产生的效果。

结尾，写上保安员表示敬意、感激的话语，如“表示衷心的感谢!”“致以最诚挚的敬礼!”等。

署名及日期、结尾的下方，空两行，靠右边写感谢者(单位名称或个人姓名)。另起一行，在署名的下边写上年、月、日。

03、慰问信

慰问信是以组织或个人的名义，向对方表示慰问所写的一种书信。慰问信能够体现组织的关怀和同志、亲朋之间的情谊，给人以继续前进的信心和力量。慰问信应用的范围较广，如致伤病员、前往执行特殊任务的人员、做出突出贡献的同志等。慰问信可以直接寄给被慰问者，也可张贴、登报、广播。

慰问信的内容，一般包括标题、开头、正文、结尾、署名及日期等部分。

标题，在纸张上方中间位置写上"慰问信”三字即可。

开头，另起一行，顶格写受慰问的单位名称或个人姓名称呼。写给个人的，可在姓名前冠以“亲爱的”“敬爱的”等敬辞，姓名后加写“同志“"先生”等字样，并加上冒号。

正文，另起一行，空两格,写慰问的内容，包括叙述背景事由，以及对方的先进思想、高尚风格、可贵品质。然后，表示慰问或向他学习。

结尾，表示共同的愿望和决心。也可直接写祝愿、敬辞等话语。

署名及日期，结尾的下方，空两行，靠右边写明慰问者(单位名称或个人姓名)。日期(年、月、日)写在署名的下边。

记录类应用文

记录类应用文是把保安服务工作有关的情况及时真实地记录下来的一类保安应用文。按记录内容的不同，记录类应用文分为勤务检查记录、会议记录、值班记录、执勤记录、执勤日记、押运记录、巡逻记录、接报案件记录、现场保护记录、每日保安情况记录等。

01、执勤记录

执勤记录是记录保安员每次执行勤务情况的文字材料，也是保安组织和客户单位检查考核保安员工作情况以及处理有关事项的原始凭据之一。保安员的执勤时间，因不同单位不同客户而异,执勤记录的名称也因此而不完全相同。每天多人轮流值班执行勤务的岗位,执勤记录又称为值班记录。一天一人执勤的岗位,执勤记录即为执勤日记或执勤日志。执勤方式方法不同,执勤记录的内容也有区别。门卫、守护护送巡逻执助记录的内容一般分为文头、正文、文尾三部分。

文头，记录执勤的起止时间(班次)、执勤人员及带班人的姓名、执勤地点、天气情况。

正文，记录执勤期间遇到的问题、发生的事情、采取的措施和处置的结果；

如果有尚未处理结束的事项，需要下一班执勤人员处理的，应在正文的最后加以注明。

文尾，执勤记录人签名。同时,执勤人员签名。

需要说明的是巡逻勤务的执勤记录，必须在文头部分加写巡逻的路线和巡逻的频次等内容。护送勤务的执勤记录，必须在文头部分加写护送的对象情况(被护送人姓名、护送物资名称等)和护送路线等内容。

02、武装押运记录

武装押运是保安勤务的一种特殊形式，有别于一般的保安勤务,其执勤记录的内容也有所不同，尤其是记写的情况必须具体、详尽。

文头，记写武装押运的货物名称、数量、体积，货主名称，押运起止时间，地点，客户单位随同押运的人员姓名、身份(职务)， 押运保安员姓名，保安服务公司(押运中心)名称。

正文，记写押运过程中的有关事项，包括押运路线名称(从起点路线开始，依照运行线路先后顺序来写)，押运途中碰到的困难(交通拥堵、迷雾雨雪等)和发生的问题(押运物资装载松动、掉落、丢失、损坏、盗抢等安全隐患、事故、案件)及其处置情况(采取的紧急措施和结果)等。

文尾，记写货物交接 、货主签收情况，包括签单内容签单人姓名、押运保安员签名、签署日期。

03、接报案件(事故)记录

接报案件记录是保安员接到群众报告发生(发现)案件后，对报案人的陈述所作的文字记录,是保安员向公安机关报警的依据。一般情况下，保安员接到群众报案后，应当首先赶到案件现场，经过初步核实确认再报警，同时做好现场保护工作。

接报案件记录，要求做到真实、准确、详尽、完整。接报案件记录由文头、主体、文尾三部分组成。

文头部分,记写接报案件的时间、地点、报案人的基本情况(姓名、性别、住址、联系电话等)，报案方式(电话或当面陈述)，所报案件的性质(杀人、盗窃等案件的类别)。

主体部分，记写报案人获知案件的缘由(案件当事人、邻居、同事、途经案件现场等),案件发生的时间、地点，案件造成的危害(人员伤亡、财物损毁及其他) ,报案人与案件的关系(受害者、参与者、目击者)案件当事人、见证人、知情人和作案嫌疑人的情况等。

文尾部分，记写处理情况(报警保护现场或者报告客户单位保安服务组织)。接报案件的保安员签名。

接报治安灾害事故的写作方法和要求，与接报案件记录相同,区别在于记录的内容不一样。

04、现场保护记录

现场保护记录是指保安员在保护现场过程中发现的情况以及所做工作的文字记录。保护现场记录要求做到具体、详尽不遗漏，特别是现场变动情况和抢险救灾情况，必须重点记写。

现场保护记录分为文头、主体、文尾三部分。

文头部分记写发现现场的情况(发现人或报案人的姓名、身份、住址、电话，现场发现的经过)，保护现场的人员情况(姓名、身份、电话),保护现场的起止时间和天气状况。

主体部分，记写现场的地理位置(地点、方位)，到达现场时的情况(当时现场情况)，保护现场采取的措施(保护范围划分、布置警戒人员的情况，痕迹、物证的保护方法)，现场受破坏、变动情况及其原因(详尽记录破坏、变动的痕迹、物证名称、方位和破坏因素)，救人排险情况(包括被救助人，救助方式、方法和经过，以及被排除险情的物资名称、数量等)，对现场见证人、知情人、作案人、嫌疑人所做的工作和采取的措施等。

文尾部分 ，记写公安人员到达现场时间，主要勘查人员姓名、职务、单位、双人员的交谈记录，保安员继续协助公安机关所做的工作，保安员撤离现场时间,现场保护人员签名现场保护记录执笔人签名。

05、每日保安情况

每日保安情况是客户单位或者多人轮流值勒的保安工作岗位每天保安服务活动情况的文字记录。每日保安一般每天一期(份）由保安组织的负责人(班组长、队长)综合整理一天保安服务工作情况而形成。是保安员服务的客户单位治安情况的重要记录，提供给有关领导参阅。

每日保安情况一般由标题、正文、文尾三部分组成。

标题，包括标题名称“每日保安情况”和标题下边的"期数”“时间”。

正文，记写每天保安服务范围、区域内的治安情况。治安情况应对分门别类记写，如发生的案件(如盗窃抢劫等)、发生的治安灾害事故(火灾煤气泄露、交通肇事等)、发生的安全隐患(使用明火违规、燃放鞭炮不安全、 门窗未关闭等）、发生的其他治安安情况(纠纷、打架、车辆乱停放、发现可疑人员等)。治安情况的每件事，都要记写清楚，表达要明白，措词要简要。

文尾，记写治安情况的处理结果或者处理意见,并由编写每日保安情况的保安员签名。

06、勤务检查记录

勤务检查记录是保安组织的领导(班组长、队长、保安公司经理)检查保安勤务中履行职责情况的文字记录，是考察保安员工作表现的重要依据之一。

勤务检查记录由勤务检查人员记写，一般分为文头、主体、文尾三部分。

文头,记写勤务检查的起止时间、参加检查的人员(姓名、身份)、检查的勤务名称及岗位地点、执勤人员(姓名、身份)。

主体，记写勤务检查方式方法(明察、暗访、抽查、普查、查看执勤资料、询问执勤人员、通过执勤点附近群众或者客户单位领导了解等)、检查内容(执勤记录、礼表仪容、工作业绩)及检查结果等情况。

文尾，记写勤务检查的总体评价(优缺点)勤务检查负责人签名。

07、会议记录

会议记录是记写会议情况的一种文字材料，具有凭证和核查的作用，会议记录一般包括两个方面的内容:议事会议的组织情况；会议内容。会议记录由指定的参加会议人员记写。

会议记录由标题、文头、正文、文尾四个部分组成。

标题，一般在会议名称后面加上”记录”两字，如“保安队长会议记录”。

文头，记写会议组织情况(会议时间、地点，出席和缺席人员，主持会议者和记录人姓名等)。

正文,记写会议内容,包括会议主持人的开场白，根据领导要求详记或摘记与会者的发言，会议作出的决定、决议、表决情况等。多项议程的会议，应当根据议程安排顺序，如实记录。

文尾,由会议主持人、记录人分别签名。

其他应用文

保安员在日常工作和生活中，常常会接触到通知、报告、请示、工作总结和借条、领条、请假条等应用文,必须掌握其写作方法。

01、通知

通知是传达上级机关的指示和要求下级部门办理知道的有关事项，或者批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关、不相隶属机关的公文时所使用的一种公文。

通知一般由标题、正文、文尾三部分组成。

标题，可以是“通知” 二字，也可以是事由加“通知”或者是发文机关加事由加“通知”如《关于召开年度工作总结会议的通知》《市保安公司关于设立技木防范部的通知》。如果是批转性、转发性通知，一般要在标题下边加一段“批语”(对批转文件的评价语)和"“按语"(对转发文件的意见)，并且说明批转转发的目的、要求。

正文，一般包括通知目的、通知事项、执行要求等内容。

文尾，制发通知的单位名称和日期(年、月、日)。

02、报告

报告是向上级机关汇报工作反映情况、提出建议时使用的公文。报告是在事后或事件发展中形成的文字材料。报告大致可分为综合性报告和专题性报告两大类。

报告一般由标题、主报单位、正文、文尾四部分组成。

标题，由发文单位、发文事由、文种名称(报告)组成， 也可以由发文事由和文种名称组成。

主报单位，标题下方,空一行，顶格写明“报告”主要送达单位名称。

正文，依次写明报告的缘由、目的，工作的成效(或问题)，处理问题的措施和结果。有时，还要写明经验或教训,以及对今后工作的安排和打算。正文的最后，一般要另起一行,空两格写上“特此报告”。

文尾、正文的下方空两行，靠右边分两行写明发文单位名称和发文日期(年、月、日)。

如果报告的内容与主报单位以外的其他单位相关，需要让这些相关单位知晓的，则应当将这些单位作为“抄报(高一级的)单位”“抄送( 平级的)单位”,在“发文日期”这一页的最下方空两格,写明这些单位的名称。

03、请示

请示是向上级单位请求指示和批准时所使用的一种公文。请示的事项，是本单位在自己职权范围内无法解决的，或者是现行政策中无明确规定的,或者是虽有规定但因情况特殊需要做变通处理的事项。“请示”要求一事一请示，并要充分地陈述“请示”的原因(理由)，明确要求上级单位批示或答复。切忌把几件事情放在一起请示。

请示的内容一般包括标题主送单位、正文、署名和日期等部分。

标题，一般由清示的事由和文种名称(请示)组成。

主送单位，标西下方空一行，顶格写明“请示"主要报送单位名称(全称)。

正文,由引言、主体、结语三块内容组成。引言部分简明扼要地说明请示的原因，反我的问题或者困准。主体部分写明请示的具体问题，或者提出解决问题的方法和措施。一般的结语是“以上意见，当否，请指示”或“ 上述如无不当，请批准执行”。

署名和日期，正文的下方空两行，靠右边上下两行，分别写明发文单位的名称(全称)和发文日期(年、月、日)。

04、工作总结

工作总结是单位或个人在一个阶段(时期)或者完成一项工作任务之后，对工作过程、工作得失的全面分析评价所形成的一种常用文体。工作总结的写作要求,因为工作对象和工作范围不同而区别较大。这里从初级、中级保安员写作需要的实际出发，只对一般性的保安员个人工作总结、班组工作总结的基本写作方法和要求进行阐述。

工作总结一般包括标题、正文、文尾三部分。

标题，由总结的工作时间(阶段)或者工作内容和文种名称组合而成，如“2013年年度工作总结”“关于博览会保安工作总结”。

正文，由前言(序言)、主体、结尾三部分内容组成。前言，提纲挈领地概述工作基本特征(工作取得的主要成绩及其原因)。主体,写明工作的具体做法及其成效、成功经验、存在问题。结尾，简要地表达今后工作的努力方向、改进措施。

文尾，正文下方空两格 靠右边分别写明工作总结的单位名称或者个人姓名和工作总结写作的日期(年、月、日)。